1. Tổng quan hệ thống
Hệ thống Thẻ và Nhãn trong Mi9 SCRM là cơ chế phân loại khách hàng đa chiều, kết hợp giữa thẻ nội bộ do doanh nghiệp tạo và nhãn tự động đồng bộ từ các nền tảng mạng xã hội.
Hệ thống này đóng vai trò trung tâm trong việc:
- Phân loại khách hàng theo nhóm (VIP, tiềm năng, spam...)
- Kiểm soát quyền truy cập dữ liệu theo vai trò (Owner, Leader, User)
- Phân quyền xem tin nhắn dựa trên thẻ được gán
- Tự động gắn thẻ khi khách có nhãn từ nền tảng (Zalo, Facebook, TikTok)
Mô hình phân quyền 3 lớp: Kênh → Thẻ → Hội thoại. Quyền được xác định từ cao xuống thấp, tạo nên hệ thống kiểm soát truy cập chặt chẽ cho doanh nghiệp.
2. Phân biệt Thẻ và Nhãn
Mi9 có 2 loại phân loại khách hàng hoạt động song song:
So sánh Thẻ và Nhãn
| Tiêu chí | Thẻ (CRM Tags) | Nhãn (Channel Labels) |
|---|---|---|
| Nguồn gốc | Do doanh nghiệp tạo trong Mi9 | Đồng bộ tự động từ Zalo, Facebook, TikTok |
| Quản lý | Tạo, sửa, xóa tự do | Chỉ xem, ẩn/hiện (không sửa được) |
| Phân quyền | Phân theo phòng ban và nhân viên | Không phân quyền riêng |
| Phạm vi | Toàn công ty hoặc phòng ban cụ thể | Theo tài khoản nền tảng |
| Tự động | Có thể gắn tự động qua nhãn kênh | Tự động từ API nền tảng |
| Màu sắc | Tùy chọn 10 màu | Từ nền tảng (không sửa được) |
Thẻ khách hàng (CRM Tags)
- Doanh nghiệp tự tạo để phân loại nội bộ (VD: Khách VIP, Đã chốt, Spam...)
- Có thể đặt phạm vi: Toàn công ty (global) hoặc chỉ phòng ban cụ thể
- Dùng để phân quyền xem tin nhắn cho nhân viên
- Hỗ trợ gắn tự động khi khách có nhãn kênh phù hợp
Nhãn kênh (Channel Labels)
- Đồng bộ tự động từ Zalo OA, Facebook Fanpage, TikTok
- Phản ánh phân loại trên nền tảng gốc (read-only)
- Có thể liên kết (mapping) vào một thẻ CRM để tự động gắn thẻ
- Hiển thị thời gian đồng bộ cuối cùng
3. Hệ thống Độ mạnh quyền
Mi9 sử dụng mô hình phân quyền 3 cấp bậc. Quyền hạn giảm dần từ Owner → Leader → User. Hệ thống phân quyền được áp dụng theo 3 lớp: Kênh → Thẻ → Hội thoại.
Tổng quan quyền theo vai trò
| Khả năng | Owner | Leader | User |
|---|---|---|---|
| Tạo/Sửa/Xóa thẻ | Toàn bộ | Thẻ trong phạm vi | Không |
| Phân kênh cho người khác | Leader & User | User trong team | Không |
| Phân thẻ cho người khác | Leader & User | User trong team & Leader ngang cấp | Không |
| Gắn thẻ hội thoại | Tất cả thẻ | Thẻ global + phòng ban | Thẻ được phân |
| Thiết lập quyền xem tin nhắn | Có | Có (trong team) | Không |
4. Phân kênh (Zalo Account)
Lớp phân quyền đầu tiên: xác định nhân viên được truy cập những kênh (tài khoản Zalo, Facebook...) nào.
Phân kênh theo vai trò
| Vai trò | Access kênh | Phân kênh cho người khác |
|---|---|---|
| Owner | Tất cả kênh sở hữu | ✓ Leader & User |
| Leader | Kênh được liên kết + được phân | ✓ User trong team |
| User | Kênh được liên kết + được phân | ✗ Không |
Lưu ý: Nhân viên chỉ nhìn thấy hội thoại từ những kênh mình được phân. Nếu chưa được phân kênh nào, sẽ không thấy tin nhắn nào.
5. Phân thẻ (Tag)
Lớp phân quyền thứ hai: xác định nhân viên có thể làm việc với những thẻ khách hàng nào.
Phân thẻ theo vai trò
| Vai trò | Loại thẻ có quyền | Assign thẻ cho ai | Gắn thẻ hội thoại |
|---|---|---|---|
| Owner | Tất cả (global + phòng ban) | ✓ Leader & User | ✓ |
| Leader | Global + thẻ phòng ban được phân | ✓ User trong team ✓ Leader team khác (ngang cấp) | ✓ |
| User | Thẻ được phân cho mình | ✗ Không phân được | ✓ Chỉ gắn thẻ |
Phạm vi thẻ
- Thẻ toàn công ty (global): Mọi phòng ban đều sử dụng được — VD: "Khách VIP", "Spam"
- Thẻ phòng ban: Chỉ các phòng ban được chỉ định mới sử dụng — VD: "Khách mới" chỉ cho Kinh doanh & CSKH
6. Phân quyền tin nhắn
Lớp phân quyền thứ ba: xác định nhân viên được xem những hội thoại nào dựa trên thẻ đã gắn.
3 chế độ quyền xem tin nhắn
| Chế độ quyền | Mô tả | Ai thiết lập |
|---|---|---|
| Xem tất cả | Xem toàn bộ tin nhắn trong kênh liên kết + sở hữu | Owner |
| Xem theo thẻ + chưa thẻ | Xem hội thoại có thẻ được phân quyền và hội thoại chưa gắn thẻ nào | Owner / Leader |
| Chỉ xem thẻ được phân | Chỉ xem hội thoại được gắn thẻ đã có quyền, bỏ qua hội thoại chưa thẻ | Owner / Leader |
Cách thiết lập
- Vào quản lý nhân viên, chọn nhân viên cần thiết lập.
- Chọn tab "Phân quyền" → mục "Quyền xem tin nhắn".
- Chọn một trong 3 chế độ quyền ở trên.
- Nếu chọn "Xem theo thẻ" hoặc "Chỉ xem thẻ được phân" → tiếp tục chọn thẻ được phép sử dụng.
- Nhấn "Lưu thay đổi".
Ví dụ thực tế: Nhân viên A được phân thẻ "Khách VIP" và "Khách mới", chế độ "Xem theo thẻ + chưa thẻ" → A sẽ thấy: tất cả hội thoại gắn thẻ "Khách VIP", tất cả hội thoại gắn "Khách mới", và tất cả hội thoại chưa gắn thẻ nào.
7. Quản lý thẻ khách hàng
Truy cập menu Quản lý thẻ → tab Thẻ khách hàng để tạo và quản lý thẻ CRM.
Tạo thẻ mới
- Nhấn nút "Tạo thẻ mới".
- Nhập tên thẻ (bắt buộc) và mô tả.
- Chọn màu sắc từ 10 màu có sẵn.
- Chọn phòng ban sử dụng: "Chọn tất cả" cho thẻ toàn công ty, hoặc chọn phòng ban cụ thể.
- (Tùy chọn) Chuyển sang tab "Điều kiện tự động" để thiết lập gắn thẻ tự động.
- Nhấn "Tạo thẻ" để hoàn tất.
Chỉnh sửa thẻ
- Nhấn icon sửa trên dòng thẻ cần chỉnh sửa.
- Thay đổi tên, mô tả, màu sắc, phòng ban hoặc điều kiện tự động.
- Nhấn "Cập nhật" để lưu.
Bảng danh sách thẻ
Mỗi dòng hiển thị:
- Màu sắc thẻ (color indicator)
- Tên thẻ
- Mô tả
- Nhãn kênh liên kết (tự động gắn)
- Phòng ban sử dụng
- Số lần đã dùng
- Thao tác: Sửa, Xóa
Thống kê nhanh
- Tổng số thẻ đang có
- Số thẻ toàn công ty (global)
- Số thẻ dùng chung (nhiều phòng ban)
8. Nhãn kênh (Channel Labels)
Chuyển sang tab Nhãn hội thoại để xem danh sách nhãn được đồng bộ từ các nền tảng.
Thông tin hiển thị
- Tên nhãn + Tài khoản nguồn (VD: "Quan tâm" từ "Zalo OA - Cửa hàng ABC")
- Nền tảng: Zalo OA, Facebook, TikTok
- Lần đồng bộ cuối
- Thẻ CRM đã gắn (nếu có)
- Số lần sử dụng
Gắn nhãn vào thẻ (Mapping)
- Nhấn icon "Gắn nhãn" trên dòng nhãn cần liên kết.
- Modal hiện lên với danh sách thẻ CRM.
- Tìm kiếm và chọn thẻ muốn liên kết (hoặc chọn "Không gắn thẻ").
- Nhấn "Lưu" — từ giờ khi khách có nhãn này, hệ thống tự gắn thẻ CRM tương ứng.
Lưu ý: Nhãn kênh được đồng bộ tự động từ API của nền tảng. Bạn không thể sửa tên hoặc màu sắc của nhãn — chỉ có thể ẩn/hiện và liên kết vào thẻ CRM.
9. Tự động gắn thẻ
Mi9 hỗ trợ gắn thẻ CRM tự động khi khách hàng có nhãn kênh phù hợp. Cơ chế hoạt động:
- Khách hàng nhập đến từ nền tảng (Zalo, Facebook, TikTok) → hệ thống nhận nhãn từ API.
- Hệ thống kiểm tra danh sách "Điều kiện tự động" của từng thẻ CRM.
- Nếu khách có bất kỳ nhãn nào nằm trong danh sách → tự động gắn thẻ CRM tương ứng.
Ví dụ minh họa
Thẻ "Quan tâm cao" được thiết lập tự động gắn khi khách có nhãn:
- "Quan tâm" (Zalo OA)
- "Đã mua hàng" (Facebook)
- "Người theo dõi" (TikTok)
→ Khi một khách từ Zalo có nhãn "Quan tâm", hệ thống tự động gắn thẻ "Quan tâm cao" cho khách đó.
Thiết lập điều kiện tự động
- Tạo hoặc sửa thẻ → chuyển sang tab "Điều kiện tự động".
- Tìm kiếm và chọn các nhãn kênh muốn liên kết.
- Nhấn "Tạo thẻ" hoặc "Cập nhật" để lưu.
10. Gắn thẻ trong hội thoại
Trong giao diện Tin nhắn, panel bên phải có tab Thẻ & CRM hiển thị 2 phần:
Nhãn từ nền tảng (Read-only)
- Hiển thị nhãn Zalo/Facebook/TikTok của khách (chip format).
- Không thể sửa — dữ liệu đồng bộ tự động từ API nền tảng.
Thẻ hội thoại (Có thể chỉnh sửa)
- Nhấn nút "+" để mở popup chọn thẻ.
- Tìm kiếm thẻ theo tên.
- Nhấn vào thẻ để gắn — thẻ xuất hiện dạng chip.
- Nhấn "X" trên chip để gỡ thẻ khỏi hội thoại.
Nhớ: User chỉ thấy và gắn được những thẻ đã được phân quyền. Owner và Leader thấy tất cả thẻ trong phạm vi của mình.
11. Phân quyền thẻ cho nhân viên
Owner hoặc Leader có thể phân quyền thẻ cho từng nhân viên thông qua giao diện quản lý nhân viên.
Các bước thực hiện
- Vào menu Nhân viên → chọn nhân viên cần thiết lập.
- Chọn tab "Phân quyền" hoặc "Resource Isolation".
- Hệ thống hiển thị grid checkbox với tất cả thẻ (3 cột).
- Chọn các thẻ muốn phân cho nhân viên (mỗi thẻ hiển thị: màu + tên + checkmark).
- Nhấn "Lưu thay đổi".
Ý nghĩa
- Nhân viên chỉ thấy khách hàng có thẻ được phân.
- Kết hợp với chế độ quyền xem tin nhắn (mục 6) để kiểm soát chặt chẽ.
- Có thể thay đổi bất cứ lúc nào — hiệu lực ngay lập tức.
12. Lưu ý quan trọng
- Xóa thẻ là hành động không thể hoàn tác — hãy cân nhắc kỹ trước khi xóa.
- Nhãn kênh không thể sửa tên/màu vì được đồng bộ từ API nền tảng.
- Thẻ toàn công ty (global) ảnh hưởng tất cả phòng ban — chỉ Owner nên tạo loại này.
- Khi thay đổi phân quyền thẻ cho nhân viên, quyền xem tin nhắn cũng thay đổi theo.
- Kiểm tra lại phân quyền sau khi thêm nhân viên mới hoặc thay đổi phòng ban.
Tóm tắt luồng phân quyền:
1. Phân kênh (nhân viên thấy kênh nào) → 2. Phân thẻ (nhân viên dùng thẻ nào) → 3. Chế độ xem tin nhắn (thấy hội thoại nào)
Ba lớp này kết hợp tạo nên hệ thống kiểm soát truy cập hoàn chỉnh.
1. Phân kênh (nhân viên thấy kênh nào) → 2. Phân thẻ (nhân viên dùng thẻ nào) → 3. Chế độ xem tin nhắn (thấy hội thoại nào)
Ba lớp này kết hợp tạo nên hệ thống kiểm soát truy cập hoàn chỉnh.
